Eisenhower Matrisi nedir, Todoist ile nasıl kullanılır?

Dört bölge

Matris iki eksenli bir tablodur: aciliyet yatayda, önem dikeyde. Uygulamanın arayüzü İngilizce olduğu için bölgelerin uygulamadaki adlarını parantez içinde veriyoruz.

Hemen Yap bölgesindeki işleri tek tek, hemen bitirin. Bu bölge sürekli doluysa, Planla’daki işler ertelenip acil hâle geliyor demektir. Planla bölgesi uzun vadede en çok değeri üreten yerdir; ama kimse sizi zorlamadığı için bu işlere mutlaka bir tarih ya da zaman dilimi verin. Devret bölgesindeki işleri başkasına verin, otomatikleştirin ya da kısa bir zaman diliminde toplu hâlde halledin; tek başınıza çalışıyorsanız “en az eforla hızlıca bitir” anlamına gelir. Beklet bölgesini ara sıra gözden geçirin: önemli hâle gelenleri yukarı taşıyın, gerisini silin.

Yöntemin kökeni

Yöntem adını ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower’dan alır. Eisenhower 1954’teki bir konuşmasında, eski bir üniversite rektöründen alıntı yaparak iki tür sorunu olduğunu söyler: acil olanlar ve önemli olanlar; acil olanlar önemli değildir, önemli olanlar da hiçbir zaman acil değildir. Bugün bilinen iki eksenli tabloyu ise Stephen Covey, Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı (1989) kitabında yaygınlaştırdı.

Acil ile önemliyi nasıl ayırırım?

İki ekseni ayrı ayrı değerlendirmek yöntemin püf noktasıdır.

• Yakın ve gerçek bir son tarih var mı? Bir iki gün içinde, kaçarsa bedeli olan bir tarih varsa iş acildir.
• Bir hedefe, sorumluluğa, sağlığınıza ya da bir ilişkiye katkısı var mı? Varsa iş önemlidir.
• Kimse istemese yine de yapar mıydınız? Evet ise bu da önemli olduğunun işaretidir.
• Başka biri yeterince iyi yapabilir mi? Acil ama önemli değilse, bu bir Devret işidir.
• Listeden kaybolsa bir ay içinde fark eden olur mu? Olmazsa yeri Beklet bölgesi, belki de çöp kutusudur.

Örnekler

Sık yapılan hatalar

• Her şeyi Hemen Yap’a koymak. Acil ve önemli iş sayısı bir avucu geçiyorsa, aciliyeti hisse göre ölçüyorsunuzdur.
• Gürültülü işi önemli sanmak. Çalan telefon acildir ama her zaman önemli değildir.
• Planla bölgesine tarih vermemek. Tarihsiz önemli işler bir gün acil olarak geri döner.
• Bir kez sıralayıp bırakmak. Son tarihler yaklaştıkça öncelikler değişir; matrisi her gün kısaca gözden geçirmek gerekir.
• Matrisi yapılacaklar listesinden ayrı tutmak. Kâğıttaki ya da tahtadaki matris kısa sürede eskir. En iyi sonuç, zaten kullandığınız listenin üzerinde çalışınca alınır.

Todoist ile Eisenhower Matrisi

Eisenhower Matrix for Todoist, Todoist hesabınıza bağlanan ve görevlerinizi dört bölgede gösteren bir web uygulamasıdır. Görevler Todoist’te kalır; uygulama onların üzerinde öncelik sırasına göre bir görünüm sunar. Uygulama Todoist’in entegrasyonlar dizininde listelenir, ancak Todoist tarafından geliştirilmemiştir ve Todoist ile bağlantılı değildir.

1. Bağlanın

   E-posta ve şifreyle ya da Google hesabınızla kaydolun, ardından Connect with Todoist düğmesine basın. Todoist’in kendi yetkilendirme (OAuth) sayfasında erişime izin verirsiniz; uygulama Todoist şifrenizi hiçbir zaman görmez. Yeni hesaplar kredi kartı gerektirmeyen 7 günlük ücretsiz denemeyle başlar; sonrasında aylık 4,99 $ ya da tek seferlik 19,90 $ ile ömür boyu erişim seçenekleri vardır.

2. Bölgeler Todoist’te etiket olarak saklanır

   Bir görevin bölgesi, Todoist’teki görevin üzerinde bir etiket olarak durur: Hemen Yap için do, Planla için schedule, Devret için delegate, Beklet için backlog. Bir görevin aynı anda tek bir bölgesi olur; görevi taşıdığınızda eski bölge etiketi değişir, diğer etiketleriniz olduğu gibi kalır. Etiketler Todoist’te durduğu için sıralamanız Todoist uygulamalarında da görünür.

3. Görevleri sıralayın

   Henüz bölgesi olmayan görevler için üst çubuktaki Categorize düğmesini kullanın ve her görev için 1 (Hemen Yap), 2 (Planla), 3 (Devret) ya da 4 (Beklet) tuşuna basın. Matriste bir görevi 1–4 ile taşıyabilir, Ctrl/⌘ + tıklama ile birden fazla görevi birlikte seçebilirsiniz. V tuşu sade liste görünümü (Clean) ile klasik dört kartlı görünüm (Classic) arasında geçiş yapar.

4. Günü planlayın

   Sabah gözden geçirmesi (Daily Review) üç adımdan oluşur: önce dünden kalan gecikmiş görevleri temizlersiniz (tamamlayın, bugüne alın, başka bölgeye taşıyın ya da şimdilik atlayın), sonra Hemen Yap ve Planla’dan bugün odaklanacağınız en fazla üç görevi seçer ve planı onaylarsınız. Seçtiğiniz görevler gün boyunca matrisin üstünde, Today’s focus panelinde durur.

5. Tek göreve odaklanın

   Bir görevi Enter ile açın; ekranda yalnızca o görev kalır, diğerleri bir kuyrukta bekler. Klasik (25/5/15 dk), Derin (50/10/20) ve Hafif (15/3/10) hazır ayarlarıyla ya da kendi sürelerinizle Pomodoro döngüsü çalıştırabilir; beyaz, pembe ve kahverengi gürültü, yağmur, okyanus, dere, rüzgâr, şömine ve orman sesleri açabilirsiniz. Aldığınız notlar Todoist’teki göreve yorum olarak kaydedilir. İstatistikler sayfası odak sürenizi, 25 dakika ve üzeri kesintisiz “derin odak” süresini ve isteğe bağlı günlük hedefinizi gösterir.

Uygulama tarayıcıda çalışır; telefonda da kullanılabilir ve ana ekrana eklenebilir. Çevrimdışı çalışmaz, çünkü görevler Todoist’ten canlı olarak okunur ve yazılır. Ayrıntılar için İngilizce Todoist rehberine, özellik listesine ve sık sorulan sorulara bakabilirsiniz.